4 สาเหตุสต๊อกไม่ตรง มีอะไรบ้าง ? วิธีการแก้ไขและป้องกันไม่ให้เกิด Stock Diff ต้องทำอย่างไร

ปัญหาสต๊อกไม่ตรง

ปัญหาสต๊อกไม่ตรง ถือได้ว่าเป็นหนึ่งในปัญหาในคลังสินค้าอันดับต้นๆ ที่หลายธุรกิจต้องเจอ  แม้แต่ธุรกิจขนาดเล็กหรือร้านค้าออนไลน์ ที่มีการจัดเก็บสินค้าหรือวัตถุในคลังสินค้า ก็มีปัญหานี้ด้วยเช่นกัน เมื่อมีสินค้าจำนวนมากในคลัง ย่อมส่งผลให้การทำงานยากขึ้นและมีโอกาสเกิดข้อผิดพลาดต่างๆ ตามมาได้ 

วันนี้เราจะพาทุกคนมาหาคำตอบกันว่า สต๊อกไม่ตรง สต๊อกดิฟ แท้จริงแล้วคืออะไร มีสาเหตุมาจากอะไรกันแน่ รวมถึงมีวิธีแก้ปัญหาสต๊อกไม่ตรง เพราะเมื่อเราเข้าใจสาเหตุอย่างถ่องแท้ จะนำไปสู่การแก้ปัญหาที่ตรงจุดนั่นเอง

สต๊อกไม่ตรง หรือ Stock Diff คืออะไร ?

สต๊อกไม่ตรง หรือ Stock Diff คือ การที่ข้อมูลของสินค้าในระบบ ไม่ตรงกับข้อมูลหรือจำนวนของสินค้าที่มีอยู่จริงในคลังสินค้า โดยสินค้าอาจมีจำนวนน้อยกว่าหรือมากกว่าข้อมูลที่บันทึกในระบบ แต่ไม่ว่าจะมีมากกว่าหรือน้อยกว่า นั้นก็เป็นเรื่องที่ไม่ดีทั้งคู่ 

เพราะการที่ธุรกิจมีสต๊อกดิฟ หรือสินค้าคงคลังไม่ตรงเยอะๆ จะสะท้อนให้เห็นว่าระบบจัดการคลังสินค้าของธุรกิจนั้นไม่ดี ไม่มีคุณภาพ สิ่งนี้เองทำให้ต้องหันกลับมาตรวจสอบเพื่อหาสาเหตุที่แท้จริง และหาวิธีการแก้ไขหรือป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นอีก

สาเหตุสต๊อกไม่ตรง มีอะไรบ้าง

1.กระบวนการทำงานไม่ชัดเจน

กระบวนการที่ไม่ชัดเจนนำมาซึ่งปัญหาสต๊อกสินค้าไม่ตรงได้ อย่างการที่พนักงานไม่มีมาตรฐานในการทำงาน ไม่ปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกัน ต่างคนต่างทำ เช่น กรณีที่สต๊อกของเก็บไว้เป็นกล่องใหญ่ สต๊อกโดนตัดออกใช้เพียงแค่บางส่วนทำให้เหลือเศษ ถ้าไม่มีกระบวนการชัดเจน ไม่ได้เขียนไว้ชัดเจนว่าต้องจัดการกับเศษที่เหลืออย่างไร พนักงานหน้างานหาวิธีการทำเอง หากมีคนงานมากกว่า 10 คนแต่ละคนมีวิธีการแตกต่างกัน การจัดการสต๊อกสินค้าก็จะทำได้ยากขึ้น อาจทำให้เกิดปัญหาสต๊อกไม่ตรงได้  

2.ความผิดพลาดของพนักงาน 

การทำงานที่ผิดพลาดของพนักงานอาจทำให้เกิดปัญหาสต๊อกไม่ตรงได้ด้วยเช่นกัน แม้ว่าพนักงานบางคนไม่ได้ตั้งใจทำให้เกิดความผิดพลาด ต่างจากบางคนที่รู้ว่าผิดแต่ยังทำ และไม่ได้ตระหนักถึงผลกระทบที่ตามมาภายหลัง บางคนมองข้ามขึ้นตอนสำคัญไป ยกตัวอย่างเช่น รับของเข้าคลังสินค้าแต่ไม่ได้บันทึกเข้าระบบ หรือจ่ายของออกแต่ไม่ได้ตัดสต๊อก เป็นต้น

3.พื้นที่ในคลังสินค้าไม่พอ

อีกหนึ่งปัญหาที่พบบ่อย คือ พื้นที่ในคลังสินค้าไม่เพียงพอหรือไม่เอื้ออำนวยต่อการทำงาน ส่งผลทำให้เกิดปัญหาสินค้าคงคลังไม่ตรงได้ เมื่อพื้นที่ไม่เอื้ออำนวยทำให้การระบุพิกัดสินค้าหรือโลเคชั่นสินค้าผิดพลาด ค้นหาสินค้ายากใช้ระยเวลานาน รวมถึงปัญหาพื้นที่ไม่เพียงพอทำให้พนักงานต้องหาตำแหน่งจัดวางเอง สินค้าถูกวางไม่เป็นระเบียบ ไม่มีการจัดแผนผังคลังสินค้าและแบ่งสัดส่วนพื้นที่ที่ดีพอ สินค้ากองรวมกันท้ายที่สุดแล้วเกิดความสับสนในการทำงานจนทำให้สต๊อกไม่ตรงในที่สุด 

4.มีระบบการทำงานที่ล้าสมัย

หลายๆ ธุรกิจยังคงใช้วิธีการนับสต๊อกสินค้าด้วยวิธีแบบดั้งเดิมที่ล้าสมัย อย่างการจดบันทึกลงสมุดหรือใช้เพียง Excel ซึ่งไม่เหมาะกับการบริหารจัดการสินค้าในคลังจำนวนมาก ยิ่งสต๊อกเยอะยิ่งต้องพึ่งพาเทคโนโลยีทันสมัยหรือโปรแกรมทันสมัย ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทำให้เห็นภาพรวมในคลัง มองเห็นความเคลื่อนไหวของสินค้า ทั้งสินค้าขาเข้า-ขาออก จัดการสต๊อกสินค้าได้ง่ายขึ้น ประหยัดแถมยังช่วยลดต้นทุนการจ้างงานอีกด้วย 

วิธีแก้ปัญหาสต๊อกดิฟ สินค้าคงคลังไม่ตรง

1.สร้างขั้นตอนการทำงานให้จัดเจน

จัดทำระบบการทำงานให้ชัดเจนหรือมีการระบุขั้นตอนการทำงานในแต่ละตำแหน่งใช้จัดเจน เพื่อป้องกันสต๊อกไม่ตรง พนักงานทุกคนจะต้องปฏิบัติไปในแนวทางเดียวกัน มีมาตรฐานในการทำงาน 

2.มีการจัดอบรมพนักงาน

จัดอบรมให้ความรู้และความเข้าใจกับพนักงานเพื่อให้พนักงานได้เล็งเห็นถึงความสำคัญในการทำงาน ตระหนักถึงผลกระทบที่จะตามมาเมื่อทำงานผิดพลาดหรือไม่ปฏิบัติตามกฏระเบียบ 

3.ตรวจเช็คสต๊อกเป็นประจำ

จัดให้มีนโยบายรีเช็คสต๊อกเมื่อถึงระยะเวลาที่กำหนดการทำ Cycle count หรือการนับสต๊อกอย่างสม่ำเสมอ ช่วยป้องกันสต๊อกไม่ตรงทำให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำมากขึ้น รวมถึงได้ข้อมูลใหม่ที่เป็นปัจจุบันช่วยให้มองเห็นตัวเลขที่แท้จริง วางแผนการทำงานในอนาคตได้ง่ายขึ้น

4.ปรับแผนผังในคลังสินค้า 

การปรับแผนผังคลังสินค้าหรือจัดการพื้นที่ในคลังสินค้าอย่างเหมาะสม จะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายในการทำงานของพนักงาน ป้องกันความสับสน ป้องกันการเกิดสต๊อกสินค้าไม่ตรง หลังจากปรับเปลี่ยนพื้นที่ภายในคลังสินค้าแล้ว ก็อย่าลืมอัพเดท Location ใหม่ลงไปในระบบด้วย

5.นำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงาน

ปัจจุบันมีโปรแกรมทันสมัยมากมายเข้ามาช่วยให้การบริหารจัดการสินค้าในคลัง ให้เป็นเรื่องง่ายและสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น ช่วยป้องกัน Stock Diff แถมยังประหยัดเวลาในการทำงาน ลดข้อผิดพลาดในการทำงานแถมยังช่วยลดต้นทุนการจ้างแรงงานได้ด้วย เทคโนโลยีที่นิยมนำมาใช้งาน เช่น Smart Warehouse, โปรแกรมสต๊อกสินค้า หรือระบบบาร์โค้ดในคลังสินค้า เป็นต้น

สต๊อกไม่ตรง ป้องกันได้ด้วยการใช้ระบบ WMS

ระบบ WMS หรือ Warehouse Management System คือ ระบบหรือโปรแกรมช่วยบริหารจัดการคลังสินค้า ช่วยป้องกันปัญหาสต๊อกสินค้าไม่ตรง อย่าง Packhai มีการนำระบบนี้มาใช้เพื่อให้การบริหารจัดการสินค้าในคลังมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีระบบสำเร็จรูปติดตั้งใช้งานได้ง่ายและมีแบบกำหนดเองได้เพื่อให้สอดคล้องกับหน้างาน 

โดยโปรแกรมคลังสินค้าครบวงจร WMS จะเข้ามาช่วยสนับสนุนการทำงานตั้งแต่การรับสินค้าเข้ามา การจัดเก็บสินค้า ช่วยจัดการเรื่องเอกสาร มีระบบโอนย้ายสินค้าซัพพอร์ต สามารถสรุปผลการทำงานได้ครอบคลุมไปถึงการเบิกและการส่งสินค้า รวมถึงยังสามารถเชื่อมต่อข้อมูลเข้ากับระบบหลังบ้านร้านค้าออนไลน์ อย่างระบบจัดการออเดอร์ หรือระบบ OMS ได้อีกด้วย

คลิกดูข้อมูลและฟีเจอร์เพิ่มเติม : ระบบจัดการออเดอร์และคลังสินค้าในที่เดียว By Packhai

ปัจจุบัน สต๊อกไม่ตรง (Stock Diff) เป็นปัญหาใหญ่ที่หลายธุรกิจต้องเจอ โดยเฉพาะร้านค้าหรือธุรกิจออนไลน์ แต่เมื่อเราเข้าใจถึงปัญหา หมั่นตรวจเช็คสินค้าและกระบวนการทำงาน รวมถึงมีการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงาน ก็จะสามารถป้องกันและลดโอกาสในการเกิดปัญหาสต๊อกดิฟได้

แต่สำหรับคนขายของออนไลน์ ที่ไม่อยากจัดเก็บสินค้าเอง และไม่อยากเจอกับปัญหาสต๊อกสินค้าไม่ตรง การเลือกใช้บริการคลังสินค้าออนไลน์ Fulfillment กับผู้ให้บริการอย่าง Packhai ก็เป็นตัวเลือกที่ตอบโจทย์ เพราะ Fulfillment จะให้บริการครอบคลุมตั้งแต่ การจัดเก็บ แพ็ค และส่งสินค้า ให้กับธุรกิจอย่างครบวงจร หมดปัญหาสต๊อกไม่ตรง แถมยังมีเวลาไปโฟกัสกับการขายได้มากขึ้นอีกด้วย

คลิกดูข้อมูลและฟีเจอร์เพิ่มเติม : บริการคลังสินค้าออนไลน์ระบบ Fufillment BY Packhai

ทดลองใช้บริการ Fulfillment

Fulfillment ตัวช่วยคนขายของออนไลน์ ที่ช่วยลดต้นทุนการขายสินค้า ลดเวลาการทำงาน มีเวลาโฟกัสยอดขายได้มากขึ้น

สมัครใช้บริการ คลิกดูค่าบริการ