Sales Report
ในการทำธุรกิจ Sales Report ถือเป็นสิ่งที่มีความสำคัญอย่างมาก โดยข้อมูลจาก Sales Report เช่น รายงานยอดขายในแต่ละวันแต่ละเดือนหรือแต่ละปี สามารถใช้ประโยชน์ในการช่วยให้ธุรกิจสามารถปรับปรุงและพัฒนาสินค้าหรือการให้บริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้ธุรกิจเห็นภาพรวมของรายได้ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาต่างๆ ได้มากขึ้น และโดยเฉพาะคนที่อยากเริ่มขายของออนไลน์หรือสร้างแบรนด์ของตัวเอง ยิ่งต้องให้ความสำคัญกับการทำรายงานยอดขาย พิจารณาจากรายงานการขายที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาต่างๆ
Sales Report คืออะไร?
Sales Report คือ รายงานการขายสินค้าหรือบริการที่ได้จากการจดบันทึกกิจกรรมการขายที่เกิดขึ้น ณ ช่วงเวลาใดเวลาหนึ่ง รายงานการขายอาจทำขึ้นโดยผู้จัดการฝ่ายขายหรือพนักงานขายแต่ละคน ถือได้ว่าเป็นแหล่งข้อมูลที่มีความสำคัญอย่างมาก รายงานการขายแบ่งออกเป็นรายงานกิจกรรมที่ทำเสร็จแล้ว และกิจกรรมที่ต้องทำในอนาคต คือกิจกรรมที่มีการวางแผนงานเอาไว้เรียกว่า Work Plan
ซึ่งพนักงานฝ่ายขายจะส่ง Work Plan ให้ผู้บริหารทราบล่วงหน้าก่อนทำงานจริง อาจส่งเป็นรายเดือนหรือรายสัปดาห์ เช่น แผนในการเยี่ยมลูกค้า เส้นทางในการเดินทาง เป็นต้น พนักงานขายจะวางแผนจัดตารางการทำกิจกรรมของตนเอง พนักงานขายอาจถูกประเมินผลการทำงานจากความสามารถในการวางแผนการทำงานและการทำงานให้บรรลุตามแผนงานที่วางไว้
ทำไม Sales Report ถึงมีความสำคัญกับธุรกิจ
รายงานการขายมีความสำคัญกับธุรกิจอย่างมาก เพื่อทำให้ทุกคนได้มองเห็นภาพว่ามันมีความสำคัญกับธุรกิจอย่างไร เราจะพาทุกคนมารู้จักกับประโยชน์ของ Sales Report มีดังนี้
1.ช่วยให้เข้าใจลูกค้ามากขึ้น
Sale Report หรือรายงานการขายสินค้า ช่วยให้คุณเข้าใจลูกค้ามากขึ้น โดยจะมีการจดบันทึกรายละเอียดต่างๆ จากการเข้าพบลูกค้า เช่น มีการเข้าพบครั้งล่าสุดเมื่อไหร่ ลูกค้ามาจากช่องทางไหนบ้าง ระยะเวลาในการปิดการขายของลูกค้าแต่ละคน ฯลฯ รายงานการขายจะทำให้คุณเข้าใจลูกค้าแต่ละรายมากขึ้น เข้าใจพฤติกรรมของลูกค้า ส่งผลดีในการนำเสนอสินค้าหรือบริการครั้งต่อไป
2.มีประโยชน์ต่อผู้จัดการฝ่ายขาย
หากคุณเป็นผู้จัดการฝ่ายขายแล้วไม่รู้เลยว่าพนักงานในทีมขายของคุณแต่ละคน มี Performance เป็นอย่างไร หาลูกค้าได้กี่ราย ปิดการขายโดยใช้ระยะเวลาเท่าไหร่ มีการติดตามผลลูกค้าหรือไม่ อย่างไร รวมถึงการหาลูกค้าใหม่ การดูแลลูกค้าเดิม เมื่อคุณไม่รู้ว่าพนักงานขายในทีมของคุณทำงานเป็นอย่างไร คุณก็ไม่สามารถให้คำแนะนำและคำปรึกษาพวกเขาได้
3.มีประโยชน์กับพนักงานขาย
รายงานการขายหรือ Sales Report ไม่ได้มีประโยชน์เฉพาะผู้จัดการฝ่ายขายแต่มันยังมีประโยชน์สำหรับพนักงานขายมากๆ ด้วยหากคุณไม่มีการจดบันทึกใน Sales Report มันอาจทำให้เกิดปัญหาต่างๆ ตามมา เช่น ไม่ทราบว่าติดต่อลูกค้ากี่ราย มีลูกค้ากี่รายที่ต้องติดตาม รวมถึงไม่ทราบรายละเอียดในการคุยกับลูกค้าแต่ละรายด้วย เป็นต้น ถ้าคุณไม่มีข้อมูลอะไรเลยแน่นอนว่าการทำงานย่อมมีอุปสรรคไม่ราบรื่นและไม่มีประสิทธิภาพ
4.มีประโยชน์ต่อองค์กร
ข้อมูลที่พนักงานขายจดบันทึกไว้ในรายงานการขายหรือ Sales Report นั้นมีประโยชน์มากๆ ต่อองค์กร โดยถ้าหากไม่มีรายงานการขาย บริษัทก็ไม่มีทางรู้ข้อมูลของลูกค้าและไม่รู้ว่าพนักงานขายมีประสิทธิภาพในการทำงานมากแค่ไหน มีความเสี่ยงที่จะทำให้บริษัทขาดทุน เพราะไม่รู้ว่าต้องปรับปรุงเปลี่ยนแปลงแก้ไขหรือพัฒนาตรงจุดไหนบ้าง ทำให้มองไม่เห็นช่องโหว่ที่เกิดขึ้นจากการขาย รวมถึงยังช่วยให้บริษัทเห็นภาพรวมของต้นทุนในส่วนต่างๆ มากยิ่งขึ้น ทำให้การบริหารจัดการต้นทุนนั้นมีประสิทธิภาพ ช่วยลดต้นทุนแฝง (Hidden Cost) หรือค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นได้
5.ช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ
คุณสามารถใช้ข้อมูลจากรายงานการขายเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจหรือนำไปใช้วางแผนกลยุทธ์ทางการตลาด จัดทำแคมเปญหรือทำกิจกรรมต่างๆ เพื่อส่งเสริมการขาย เพื่อให้กิจกรรมการขายเกิดประสิทธิภาพได้ผลลัพธ์ที่ดี ทำให้ยอดขายเพิ่มสูงขึ้นกำไรบริษัทเพิ่มสูงขึ้นตามไปด้วย
บทความอื่นที่น่าสนใจ:
- แนะนำ 8 วิธีตอบแชทลูกค้า สำหรับร้านค้าออนไลน์ ช่วยให้ลูกค้าประทับใจ เพิ่มโอกาสปิดการขายได้มากขึ้น
- 15 วิธีเพิ่มยอดขาย วิธีกระตุ้นยอดขายให้ปัง หากอยากเพิ่มยอดขาย ทำตามนี้เห็นผลแน่นอน
ข้อมูลอะไรบ้าง ที่ต้องมีอยู่ใน Sales Report
ข้อมูลอะไรบ้างที่จำเป็นต้องมีใน Sales Report หรือรายงานการขาย โดยประกอบไปด้วยข้อมูลหลากหลายด้าน ได้แก่
- ช่องทางที่ลูกค้าติดต่อเข้ามา
- จำนวนลูกค้าที่ติดต่อมาในแต่ละวัน
- เปอร์เซ็นต์หรือจำนวนของลูกค้าที่กลายมาเป็นลูกค้าจริง
- ยอดขายที่เกิดขึ้นโดยรวม
- ยอดขายเฉลี่ยต่อสินค้า
- จำนวนสินค้าที่สามารถขายได้
- ผลกำไรโดยรวม
รายงานยอดขาย (Sales Report) ควรทำบ่อยแค่ไหน
หากถามว่ารายงานยอดขายควรทำบ่อยแค่ไหน ก็ต้องบอกว่าหากอยากให้ดีควรทำการจดบันทึกข้อมูลยอดขายต่างๆ ทุกวัน อาจเป็นรายงานยอดขายรายวัน รายงานยอดขายรายเดือนหรือรายงานยอดขายรายปี ซึ่งปัจจุบันการทำ Sales Report นิยมใช้โปรแกรมอัตโนมัติ เพื่อให้การรวบรวมข้อมูลเป็นเรื่องง่ายสะดวกและรวดเร็ว ประหยัดเวลาในการทำงานและป้องกันไม่ให้การรวบรวมข้อมูลผิดพลาด
ขายสินค้าหลายช่องทาง ทำรายงานยอดขายยังไงดี?
หากคุณขายสินค้าหลากหลายช่องทาง เช่น ขายสินค้าออนไลน์ผ่าน Facebook, Instagram, LINE เว็บไซต์ หรือแพลตฟอร์มขายของออนไลน์อื่นๆ ซึ่งควรจัดทำรายงานการขายแยกในแต่ละช่องทาง เพื่อให้ง่ายเวลาเรียกดูข้อมูลและลงข้อมูลจะได้ไม่สับสน ไม่ผิดพลาด ได้ข้อมูลที่แม่นยำ อีกทั้งยังทำให้รู้ว่าช่องทางไหนมียอดขายสูงสุด ลูกค้ามาจากช่องทางไหนมากที่สุด
อย่างไรก็ตามกรณีที่ออเดอร์ยังไม่เยอะสามารถจดบันทึกข้อมูลรายงานการขายในรูปแบบของ Sale Report Excel ได้ แต่ถ้าหากร้านค้ามียอดขายและออเดอร์เพิ่มมากขึ้น การใช้ระบบรายงานการขายหรือใช้โปรแกรมเข้ามาช่วยจะสะดวกสบายและประหยัดเวลามากกว่า โดยรายงานยอดขายจะเป็นส่วนหนึ่งของระบบจัดการออเดอร์ หรือระบบ OMS (Order Management System) ที่จะช่วยจัดการออเดอร์จากทุกช่องทางขาย พร้อมสรุปข้อมูลและจัดทำรายงายยอดขายให้กับร้านค้า
Sales Report หรือรายงานยอดขาย นั้นมีความสำคัญมากๆ กับธุรกิจ เป็นสิ่งที่ต้องจัดทำขึ้นเพื่อดูและวิเคราะห์ข้อมูลของยอดขายสินค้าหรือบริการ ว่าธุรกิจมีกำไรหรือขาดทุน รวมถึงเป็นการประเมินประสิทธิภาพของการทำงานอีกด้วย ซึ่งรายงานการขายนั้นมีประโยชน์ทั้งต่อองค์กร ผู้จัดการฝ่ายขาย พนักงานขาย รวมถึงยังมีประโยชน์ต่อลูกค้าด้วย เพราะถ้าคุณรู้พฤติกรรมของลูกค้า คุณก็จะสามารถนำเสนอสินค้าหรือบริการที่ตรงใจลูกค้ามากที่สุด
สำหรับพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์คนไหน ที่มีปัญหาออเดอร์เยอะจนจัดการไม่ทัน ข้อมูลไม่เป็นระเบียบ ทำรายงานยอดขายได้ไม่แม่นยำ การมองหาตัวช่วยอย่างระบบจัดการออเดอร์ ถือเป็นทางเลือกที่น่าสนใจมากๆ โดยเฉพาะ ระบบจัดการออเดอร์และคลังสินค้า Packhai ที่จะเข้ามาช่วยจัดการทั้งออเดอร์จากช่องทางต่างๆ และข้อมูลของสินค้าในสต๊อกด้วยระบบ WMS ให้เชื่อมต่อกันอย่างไร้รอยต่อ ร้านค้าจะสามารถเช็คสต๊อก ตัดสต๊อก และเตรียมออเดอร์ได้อย่างรวดเร็ว มีความถูกต้องแม่นยำ และหมดกังวลเรื่องของออเดอร์ตกหล่น หรือการบันทึกข้อมูลออเดอร์ผิด ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้เป็นอย่างดี
คลิกอ่านเพิ่มเติม : ระบบจัดการออเดอร์และคลังสินค้าในที่เดียว หรือระบบ OMS+WMS By Packhai
