Order Management System

ปัจจุบันหลายคนอาจจะเคยได้ยินคำว่า Order Management System กันมากขึ้น โดยเฉพาะในยุคธุรกิจออนไลน์นั้น ได้รับความนิยมเป็นอย่างมาก ด้วยพฤติกรรมของผู้บริโภคที่เปลี่ยนแปลงไป หากธุรกิจไหนมีการวางแผนการตลาดดีๆ นำเสนอสินค้าที่ตรงความต้องการของผู้บริโภคและเข้าถึงผู้บริโภคในกลุ่มเป้าหมายได้มากกว่า ก็มีโอกาสที่จะประสบความสำเร็จได้มากกว่าด้วยเช่นเดียวกัน

แล้วคุณเคยสงสัยไหมว่าทำร้านค้าออนไลน์ดังๆ ที่มีออเดอร์จำนวนมากในแต่ละวัน พวกเขามีการจัดการออเดอร์กันอย่างไร ทำไมจึงสามารถจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าได้ครบครัน แบบไม่ตกหล่น หลายๆ ร้านค้าเลือกที่จะนำ ระบบ Order Management System เข้ามาช่วย วันนี้เราจะพาทุกคนมาทำความรู้จักกับระบบนี้ให้มากขึ้น

Order Management คืออะไร ?

ก่อนที่จะไปรู้จักกับ Order Mangement System ว่าคืออะไร เรามาลองทำความเข้าใจกับคำว่า Order Management กันก่อน โดย Order Management คือ กระบวนการจัดการออเดอร์หรือคำสั่งซื้อต่างๆ จากทุกช่องทางขายของธุรกิจ เพื่อรวบรวมข้อมูลลูกค้า ความสนใจหรือความต้องการของลูกค้า และรายละเอียดของคำสั่งซื้อ เพื่อจัดเก็บและจัดหมวดหมู่ให้เป็นระเบียบ สามารถค้นหาและวิเคราะห์ข้อมูลได้สะดวกมากยิ่งขึ้น ซึ่งระบบจัดการออเดอร์นั้นจะดูแลงานตั้งแต่การสั่งซื้อสินค้า การยืนยันออเดอร์ หยิบและแพ็คสินค้า ไปจนถึงขั้นตอนการจัดส่งสินค้า

Order Management System คืออะไร ?

Order Management System (OMS) คือ ระบบจัดการออเดอร์หรือคำสั่งซื้อ ที่ถูกสร้างและพัฒนาขึ้นมาเพื่อช่วยบริหารจัดการออเดอร์ การขายหรือการสั่งซื้อต่างๆ ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณสามารถจัดการออเดอร์ทั้งหมดได้ในระบบเดียว ระบบจะเริ่มต้นทำงานเมื่อมีการกรอกคำสั่งซื้อลงไป ระบบจะทำการจัดกลุ่มคำสั่งซื้อ เรียงลำดับก่อนหลัง ตามความสำคัญ

จากนั้นจะแจกจ่ายสต๊อกสินค้าตามคลังสินค้า และสร้างวัน เวลา เพื่อกำหนดส่งสินค้าตามสัญญา ในปัจจุบันระบบ Order Management System สามารถเชื่อมต่อกับ API รองรับออเดอร์ได้จากหลายช่องทาง โดยสามารถรับออเดอร์ หรือส่งข้อมูลออเดอร์มาจาก API Marketplace และแพลตฟอร์มขายของออนไลน์ต่างๆ เช่น Lazada , Shopee , Facebook , Instagram , Twitter หรือจาก TikTok Shop เป็นต้น

ระบบจัดการคำสั่งซื้อ มีกระบวนการทำงานอย่างไร

อย่างที่รู้กันแล้วว่าระบบจัดการคำสั่งซื้อหรือระบบ Order Management System นั้นเป็นระบบที่ช่วยจัดการงานตั้งแต่ลูกค้าสั่งซื้อสินค้า ไปจนถึงขั้นตอนการจัดส่งสินค้า ซึ่งจำเป็นต้องผ่านหลายขั้นตอน โดยหลักๆ แล้วระบบจัดการคำสั่งซื้อ จะมีกระบวนการทำงาน 5 ขั้นตอน ดังนี้

1.รวบรวมออเดอร์จากช่องทางต่างๆ

ขั้นตอนแรกของระบบจัดการออเดอร์ (Order Management System) คือ การรวบรวมออเดอร์หรือคำสั่งซื้อจากช่องทางขายต่างๆ ของธุรกิจ และนำมาจัดหมวดหมู่ให้เป็นระบบ สามารถเช็คยอดสั่งซื้อ จำนวนสินค้า และสถานะการชำระเงินได้แบบเรียลไทม์ รวมถึงระบบจะทำการแจ้งเตือนไปยังธุรกิจด้วยเมื่อมีคำสั่งซื้อเข้ามา

2.ยืนยันออเดอร์และตัดสต๊อกอัตโนมัติ

เมื่อระบบ Order Management System ทำการรวบรวมออเดอร์เข้ามาแล้ว ขั้นตอนต่อมาจะเป็นการยืนยันออเดอร์ เพื่อตรวจสอบข้อมูลคำสั่งซื้อ และยืนยันการชำระเงินจากลูกค้า จากนั้นระบบจะทำการตรวจเช็คจำนวนสต๊อกสินค้า ผ่านการเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบจัดการคลังสินค้า WMS เพื่อตัดสต๊อกสินค้าตามจำนวนที่ลูกค้าสั่งซื้อ

3.การค้นหาและเตรียมสินค้า

เมื่อทำการยืนยันออเดอร์เรียบร้อยแล้ว ระบบ OMS ก็จะส่งข้อมูลเข้าไปยังระบบ WMS (Warehouse Management System) เพื่อทำการค้นหาตำแหน่งที่จัดเก็บสินค้า หยิบสินค้า และทำการแพ็คสินค้าสำหรับจัดส่ง ซึ่งจะมีการนำเอาเทคโนโลยีอย่างการจัดการคลังสินค้าด้วยระบบบาร์โค้ดมาใช้งาน ทำให้แม้ว่าธุรกิจที่ SKUs ของสินค้าจำนวนมาก ก็จะสามารถค้นหาสินค้าได้อย่างรวดเร็วผ่านข้อมูลสินค้าที่จัดเก็บผ่านบาร์โค้ด

4.การจัดส่งสินค้า

หลังจากขั้นตอนการเตรียมและแพ็คสินค้า ขั้นตอนต่อมาของระบบ Order Mangement คือ การจัดส่งสินค้าผ่านบริษัทขนส่งเอกชน หรือระบบการจัดส่งของธุรกิจ เพื่อนำส่งสินค้าให้ไปถึงมือของลูกค้าในสภาพที่สมบูรณ์ 100% โดยไม่เกิดความเสียหาย สินค้าตกหล่น หรือสินค้าสูยหายระหว่างการขนย้าย

5.การติดตามและรายงานผล

สำหรับขั้นตอนสุดท้ายของระบบจัดการออเดอร์ จะเป็นการติดตามผลการดำเนินงาน โดยธุรกิจสามารถเช็คสถานะของสินค้า และค้นหาข้อมูลลูกค้าหรือข้อมูลคำสั่งซื้อย้อนหลังได้ นอกจากนี้ระบบ OMS ก็ยังสามารถจัดทำรายงานยอดขาย และแสดงข้อมูลเชิงสถิติต่างๆ ได้อีกด้วย ซึ่งจะง่ายต่อการนำข้อมูลไปวิเคราะห์ เพื่อพัฒนาและปรับปรุงการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

คลิกดูข้อมูลและฟีเจอร์เพิ่มเติม : ระบบจัดการออเดอร์และคลังสินค้าในที่เดียว By Packhai

ข้อดีของระบบ Order Management System

1.ระบบ Order Management System สามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างทั่วถึง

ระบบ Order Management System อย่างที่บอกว่าเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกเรื่องการจัดการคำสั่งซื้อ และขั้นตอนต่างๆ ในการขาย ส่งผลดีต่อธุรกิจเอง ผู้ประกอบการสามารถรวบรวมคำสั่งซื้อหรือข้อมูลต่างๆ ของลูกค้าไว้ในฐานข้อมูลเดียวกันได้ ทำให้วิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างทั่วถึง ช่วยปรับปรุงการจัดการคลังสินค้า  การขายสินค้า การบริการ รวมถึงนำเข้ามูลเหล่านั้นไปวางแผนกลยุทธ์ทางการตลาดได้ ผู้ประกอบการสามารถเรียกดูประวัติคำสั่งซื้อย้อนหลังได้ด้วย ทำให้เข้าใจพฤติกรรมของลูกค้ามากขึ้น

2.Order Management System ช่วยจัดการออเดอร์จำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ออเดอร์จำนวนมาก หากจัดการไม่ดี ก็มีโอกาสทำงานพลาดได้ เช่น ออเดอร์ตกหล่น หรือส่งช้า ทำให้ลูกค้าไม่ประทับใจ ดังนั้น ระบบ  Order Management System จึงเข้ามาช่วยจัดการคำสั่งซื้อ ช่วยรับออเดอร์ และติดตามรายการคำสั่งซื้อต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นการบริหารจัดการคำสั่งซื้อได้ครบและจบในที่เดียว

3.ระบบ Order Management System เชื่อมต่อ API ได้

Order Management System เป็นระบบที่สามารถเชื่อมต่อ API ได้ อย่างที่เราได้กล่าวไปแล้วในข้างต้นว่าสามารถรองรับออเดอร์จากลูกค้าได้หลากหลายช่องทาง เช่น Lazada, Shopee, หรือช่องทางอื่นๆ ที่ผู้ขายลงไว้ นอกจากนั้นยังมีช่องทางการชำระเงินที่หลากหลายด้วย เพิ่มความสะดวกสบายให้กับผู้ซื้อมากขึ้น

4.ระบบ Order Management System ช่วยประหยัดต้นทุนการจ้างงาน

คุณไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานจำนวนมาก เพื่อมารับออเดอร์ที่มีมากมายในแต่ละวัน เพราะระบบ Order Management System เป็นซอฟแวร์ที่ให้บริการครบและจบในที่เดียว ช่วยให้การจัดการออเดอร์เป็นเรื่องที่ง่ายขึ้นและไม่ต้องกังวลด้วยว่าข้อมูลสำคัญต่างๆ จะหายไป เพราะข้อมูลได้ถูกเก็บไว้ในระบบอย่างดี มีความปลอดภัยสูง

5.ระบบ Order Management System ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ซับซ้อน

ช่วยลดขั้นตอนการทำงานที่ยุ่งยากและซับซ้อน นอกจากนั้นยังช่วยลดข้อผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นได้ด้วย เพราะบางครั้งการใช้แรงงานคนทำงาน อาจมีข้อผิดพลาดได้ตลอดเวลา โดยเฉพาะการติดต่อสื่อสารที่อาจเกิดความเข้าใจผิดหรือข้อมูลคลาดเคลื่อนได้ ปัญหาการจัดการออเดอร์จะหมดไปหากใช้ประโยชน์จากระบบ Order Management System

เชื่อว่าพอมาถึงตรงนี้แล้ว คุณคงเข้าใจมากขึ้นเกี่ยวกับ ระบบ Order Management System และข้อดีที่น่าสนใจ เพื่อเป็นแนวทางให้กับร้านค้า หรือธุรกิจออนไลน์ ที่กำลังมองหาตัวช่วยดีๆ ในการจัดการออเดอร์จำนวนมาก รับรองว่าปัญหาการจัดการออเดอร์จำนวนมาก กับการจัดการที่ยุ่งยากและซับซ้อนจะหมดไประบบ Order Management System มีประโยชน์อย่างมาก ตอบโจทย์คุณได้อย่างแน่นอน

หากคุณต้องการจัดการกับออเดอร์จำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราขอแนะนำ ระบบ Order Management System แต่ถ้าคุณมีปัญหาเรื่องการสต๊อกสินค้า ไม่มีพื้นที่จัดเก็บสินค้า ตลอดจนปัญหาการแพ็คสินค้าสำหรับจัดส่ง ไม่มีพนักงานช่วยแพ็คของ หรือแม้กระทั่งการจัดส่งสินค้า บริการคลังสินค้าออนไลน์ หรือ Fulfillment ช่วยได้ บริการนี้ตอบโจทย์ธุรกิจออนไลน์ พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ ได้เป็นอย่างดี เพราะให้บริการพื้นที่จัดเก็บสินค้า สต๊อกสินค้า แพ็คสินค้า และจัดส่งสินค้า เพื่อให้คุณได้มีเวลาไปโพกัสกับการขายมากขึ้น บริการคลังสินค้าออนไลน์หรือ Fulfillment ช่วยได้แน่นอน

สามารถคลิกอ่านข้อดี-ข้อเสียของบริการ Fulfillment ได้เลยที่นี่

• สรุปข้อดี-ข้อเสีย Fulfillment บริการเก็บ แพ็ค จัดส่ง ที่ผู้ให้บริการยังไม่บอกมีอะไรบ้าง
• 7 ข้อดีของการ รับฝากสินค้าและจัดส่ง แบบครบวงจร ที่ส่งผลดีต่อคนขายของออนไลน์มากที่สุด